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Guía de referencia para documentos
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A partir del 1 de enero de 1997, todo documento que sea sometido para registro en el estado de Washington debe ajustarse a las normas establecidas en RCW 36.18 y 65.04.  Una página de portada es requerida para documentos donde la primera página no reúne los requisitos necesarios para indexar o no tienen la margen de 3 pulgadas en la parte de arriba de la página.  Todas las páginas deben reunir los requisitos de formato de márgenes; tamaño de la página, tamaño de la imprenta, color, legibilidad y adjuntos en archivos.  Una página de portada no releva la responsabilidad de reunir los requisitos de formato para todas las páginas subsecuentes.  Los documentos que no reúnan los requisitos serán devueltos para reformatear antes de su registro.

Formato
Página de portada
Márgenes
Documentos no estandarizados - cobro adicional
Adjuntos en archivos
Tipo de imprenta
Tamaño de la página
Legibilidad
Título
Destinatario
Número de referencia
Cedente
Beneficiario
Descripción legal
Número de identificación de impuestos de parcela del tasador
Documentos que se registrarán con la página de portada adecuada
Documentos que están exentos de los requisitos y no necesitan página de portada
Problemas comunes en documentos que no reúnen los requisitos de formato

Formato

La primera página del documento debe tener una margen de 3 pulgadas en la parte de arriba de la página, y 1 pulgada de margen a los lados y en la parte de abajo.  Para indexar, la primera página también debe incluir la siguiente información:

  • La dirección del destinatario al lado izquierdo (debe estar dentro de la margen de 3 pulgadas)
  • Título(s) del documento
  • El número de referencia de los documentos asignados o relevados (si corresponde)
  • Los nombres de los cedentes y beneficiarios con referencia a las páginas en que se encuentran los nombres adicionales
  • Una descripción legal completa o abreviada
  • El número de identificación de impuestos de parcela o el ñúmero de cuenta del tasador
  • No todos los documentos tendrán la información mencionada (depende del tipo de documento). (volver arriba)

Aunque los requisitos exigen que la información aparezca en la primera página, es preferible tener la información en el mismo orden que se menciona anteriormente seguido por la margen de 3 pulgadas en la parte de arriba de la página.

Cada página adicional del mismo documento debe tener la margen de 1 pulgada a los cuatro lados.

Página de portada

Se requiere una página de portada solamente si el documento no cuenta con la información requerida mencionada anteriormente y una margen de 3 pulgadas.  Cuando una página de portada se usa para la margen satisfacer de 3 pulgadas en la parte de arriba y los requisitos de información para indexar; el resto de los requisitos deben cumplirse o se devolverá el documento para reformatearlo.  Aviso: cuando se usa una página de portada, se añade $1.00 al costo del registro para la página adicional del documento.  Las páginas de portada están disponibles en la oficina del auditor.  Por favor tenga en cuenta: No se permite colocar “véase adjunto” o “véase página __” para reemplazar la información en la solicitud.(volver arriba)

Márgenes

Aparte de la dirección del destinatario en la margen de 3 pulgadas en la parte superior, todas las márgenes deben estar en blanco.  No se deberá colocar direcciones adicionales, barra de códigos, emblemas de la compañía, números de línea, orden de número, números de página, número de control, encabezados, pie de nota, sellos de notario u otro tipo de sellos, firmas, iniciales, etc. en ninguna de las márgenes.  Dicho tipo de informaci ón se puede colocar dentro del documento, pero no dentro de las márgenes. (volver arriba)

Documentos no estandarizados - cobro adicional

Documentos que deben ser registrados de inmediato y que no reúnen los requisitos de margen y tipo de imprenta pueden ser registrados por un costo adicional de $50.  Documentos que no reúnan los requisitos de legibilidad deben ser registrados como un documento no estandarizado.  RCW 65.04.048.

Además de llenar adecuadamente una página de portada, la persona que llena el documento para su registro debe firmar una declaración que deberá ser añadida al documento decir
(en inglés) "I am requesting an emergency nonstandard recording for an additional fee, as provided in RCW 36.18.010.  I understand that the recording processing requirements may cover up or otherwise obscure some part of the text of the original document."  (volver arriba)

Adjuntos

No se debe añadir ningún tipo de adjunto a documentos que se presenten para su registro.  Adjuntos en archivos se refieren a sellos de notario, notas pegadas, u otro tipo de artículos grapados, pegados, etc. en la portada del documento.  Adjuntos en archivos no se refiere a páginas adicionales añadidas al final de un documento como lo es una adenda, provisiones, o ampliaciones legales que pueden hacer referencia al contenido del documento como “adjunto A” o “apéndice A”, etc.(volver arriba)

Tipo de imprenta

El tipo de imprenta debe ser de 8 puntos o mayor.  Es difícil leer letras pequeñas y su imagen o reproducción no es eficaz.(volver arriba)

Tamaño de la página

El tamaño máximo de la página es de 8 ½" x 14".  Si el documento excede de tamaño, el documento original debe ser reducido para que quepa en una página de 8 ½ " 14” o se usarán páginas múltiples de 8 ½" X 14".  (volver arriba)

Legibilidad

El papel debe tener el peso y el color capaz de producir imágenes legibles.  Marca de agua en el contenido de documentos que producen imágenes no legibles serán devuelts para ser reformateads.  Marcas resaltadas en un documento en ciertos colores pueden borrar el texto cuando son escaneadas, copiadas o filmadas.(volver arriba)

Título

Si se usa una página de portada, el título o títulos en la página de portada deberán ser iguales al título o títulos en el documento.(volver arriba)

Dirección del destinatario

La dirección del destinatario debe estar dentro de la margen de 3 pulgadas en la parte de arriba de la primera página. volver arriba)

Número de referencia

El número de referencia es la ficha de archivo del auditor o folio y página (si se usa) del documento asignado o relevado.(volver arriba)

Cedente

Es aquel que cede las escrituras o elinterés de bienes inmuebles a otra persona.  En cuestion de registros, se refiere a los nombre(s) de las personas involucradas en la transacción que se utilizo para crear el índice del registro.  Siempre existirá al menos un cedente en un documento.  En algunos casos, el cedente  y el beneficiario son la misma persona, o el sector público es uno de los involucrados.  (volver arriba)

Beneficiario

Es aquel que recibe las escrituras o interés de bienes inmuebles.  En cuestion de registros, se refiere a los nombre(s) de las personas involucradas en la transacción que se utilizo para crear el índice de registro.  Siempre existirá al menos un cedente en un documento.  En algunos casos, el cedente y el beneficiario son la misma persona, o el sector público es uno de los involucrados.(volver arriba)

Descripción legal

Si algún tipo de documento normalmente no requiere que se incluya la descripción legal, los requisitos de estandarización no exijen que una descripción legal sea añadida a dichos documentos.  Si una descripción legal aparece en el documento o página de portada, el número de identificación de impuestos de parcela del tasador también debe aparecer en la primera página.  Si la descripción legal completa ya está en la primera página, es necesario incluir una ción en la misma página.  En casos donde la descripción legal completa no aparece en la primera página, debe ser abreviada y colocada en la primera página del documento o página de portada con referencia a su colocación.  No se permite poner “véase adjunto” o “consulte apéndice A” en reemplazo a la abreviación de la descripción legal. Breviaturas adecuadas:

Lote, manzana, subdivisión
o
Sección-población-sector de abarque-parte-sección de sector
(eje: 32-17N-3W NE NE)  (volver arriba)

Número de identificación de impuestos de parcela del tasador

Si una descripción legal va incluida en el documento, el número de identificación de impuestos de parcela debe aparecer en la primera página del documento o página de portada.  Si los números no caben en la primera página, se apuntan los que quepan con una referencia a la página del documento donde se haya el resto de los números.  Si necesita ayuda ubicando el número, por favor comuníquese con la oficina del tasador del condado.  Si no se ha asignado un número de parcela ponga “No ha sido asignado” en el lugar donde va el número de parcela. Si el documento tiene un número de parcela, también se debe incluir la descripción legal. (volver arriba)

Documentos que se registrarán con una página de portada adecuada

Los documentos que hayan sido firmados o redactados antes del 1º de enero de 1997 (antes de la implementación de estandarización de documentos), de nacimiento, actas de defunción, documentos de fuera del país, copias certificadas de documentos registrados o archivados (documentos judiciales), fallos judiciales u otros documentos judiciales que se preparan para reunir requisitos de formato del tribunalactas de matrimonio de otros condados,  formularios DD 214 (formulario de licencia militar). (volver arriba)

Documentos que están exentos a los requisitos de estandarización y no requieren página de portada:

Documentos federales; actas de matrimonio del condado.  (volver arriba)

Problemas comunes de documentos rechazados:

Sellos en la margen(es),  firmas o iniciales en la margen(es),  falta de números de parcela, alguna otra cosa aparte de la dirección del destinatario en la parte de arriba de la margen de 3 pulgadas, márgenes de una pulgada que no miden una pulgada.  (volver arriba)